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スケジュールが立てられない人が比較的多くいる。

2週間程度先に完了しなければいけない作業の場合、
間に合わなくなることが多い。

そのタイプの人たちの傾向としては、その日進めるだけ
進める。時間がきたら終わるというタイプの人が
多いと思われる。

間に合わない原因として
 ①自分の立てた作業見積もりと実際の作業速度があわない
 ②途中で別の作業を依頼されても、2週間の間に進捗管理ができていないため
  受けていいのか悪いのか判断できず受けてしまい、結果、間に合わない
が推測される。

結果
 ①の場合は、「なんで間に合わなかったんでしょうね」と自分でも遅れている原因が
 理解できてない。
 ②の場合は、「他の作業を頼まれたから、できなかった」と、作業スケジュールを
 把握していれば、その場で断ることもできるのだが、その判断ができず
 スケジュール遅延する。
となる。

次に





このタイプの人には、日ごとの作業目標とスケジュールを作ってもらうことにした。
ここでいうスケジュールとは、2週間と本人が見積もった作業を小項目に細分化し
その小項目の作業順序及び期間を記載し、作業完了までのスケジュールを立ててもらうという
簡易なものだ。
スケジュールを毎日確認し、問題や変更があればリスケジュールを行い、日々完了日程に
あわせ、作業を調整する。
この対応で、スケジュール遅延について解決する人もいる。
しかし、解決しない人もいる。

解決しない人には、
 A.スケジュールを作るように指示したが、言われたときだけ作成し、その後
   そのスケジュール表を活用しないため、作っていないときとなんら変わりがなく
   スケジュールを作成した時間だけが、ロスとなる。
 B.スケジュールに書いた日程が根本的に短すぎて間に合わなくなっているタイプ
   さきほどの①のタイプの人だ。

Bのタイプの人には、自分の見積もった作業見積にマージンを持たせてスケジュールを
立てるように依頼。数をこなすことで、自分の見積りと実際の作業期間の結果をみて
自分の見積りを補正してもらうように依頼。
Bタイプの人は、これで最初に立てる見積がずれることがなくなり、経験と共に
自分の見積り(マージンなし)の精度が上がってくるようです。

そして、Aのタイプの人は、結果的にスケジュール立てれないようです。
理由は、まちまちだと思いますが
例えば、「そんなの面倒だから適当に書いとけ」ともともと活用する気がない。
やれるのにやらないという人もいると思います。

このパターンの人は、スケジュールがかなり遅延する確率が高くなります。
私の経験からは、3倍ぐらいかかることが多いです。

その場合は、毎日私のほうが、スケジュールを更新することにします。
私のほうで、スケジュール更新そしてリスケジュールと・・・

しかし、これだけでは、何も解決しませんでした。
言われて答えているだけで、あまり変化がありませんでした。
ここまでだと、その日の作業進捗は50%~80%程度。
毎日遅延している状況です。

そして、全体スケジュールの更新及びリスケ以外に
1日の具体的な作業のタイムスケジュールを朝にたてて、最低限ここまで今日はやります
というスケジュールを個別に出すことにしました。
#担当者からするとかなりうざったいとは思いますが・・・

タイムスケジュールまで出さなきゃいけなかった理由が
 過去に
 「15分の作業が7項目なので、すぐに終わります」
  という作業があり、
 「マージンをとって30分の7項目なので、3.5hで終わるね」
  と見積もったのですが、朝から定時時点で終わらなかったと
  いうことがありました。
  途中でスケジュールが間に合ってないこともあまり気には
  してないようでした。
  結果、間に合わず。
 そんな経験もあり、私の依頼にもっと細かい時間単位で目標や
 目的を明確にする必要があると考えたからです。

 担当者としては、エンドさえきまっていれば、途中好きに
 休憩をとり、そして集中をしてと自分のペースでやりたいとは
 思いますが、この事例の場合、何がそんなに時間がかかったのか
 担当者本人もわからないといっているので、合間の息抜きの時間
 に時間をかけすぎていると判断するしかないんですよね。
 #ちなみに、間に合わなかった分は、残業して対応したのですが
  1項目15分で終わりました。
  やはり、目標や目的を明確に依頼する必要があるのではないかと
  いう結論にいたりました。

さらに、途中でタイムスケジュール遅延に気づかせるため、スケジュールの
節目節目に作業状況を確認することで、より遅延が抑えられるという
結果も出ています。

集中しているといつの間にか時間がすぎていたということもありますからね。

現在は、この方法でも、スケジュール通りに作業が進まないパターンの方は
今のところはいません。

次は、このパターンで作業をしている人が、どのようにしたら自分でスケジュールを
立て、そして更新できるようになるかを考えてみたいと思います。




2010.04.29 Thu l 仕事 l COM(0) TB(0) l top ▲

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